Procedimiento de Citación y Notificación

Notificaciones y Citaciones

1. ​Deber de notificación de los actos administrativos de carácter particular y concreto

Así como los actos administrativos de carácter general son obligatorios en tanto se publiquen, los de contenido particular los serán en tanto se notifiquen, obligación regulada por el articulo 66​ el cual ordena que se notifiquen a los interesados, de acuerdo con las reglas que se establecen en los artículos subsiguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Frente a este artículo la doctrina ha señalado:

"El nuevo Código sigue de cerca la tradición jurídica nacional en tanto distingue, para efectos de su regulación, los actos administrativos de contenido general de los actos de contenido particular o concreto, ello en función del contenido y efecto de sus disposiciones. Los primeros tienen​​ el carácter preceptivo, es decir, contienen mandatos de conducta de carácter general, que complementan o ejecutan la ley según el caso, cuya aplicación se hace de manera general a los sujetos que se hallen en la situaciones de hecho descritas por las leyes que desarrollan (...).

Por su parte, los actos de contenido particular y concreto se expiden frente a una situación determinada de sujetos individualizados, bien p​orque en ellos se autorice, facilite o registre el ejercicio de un derecho subjetivo, bien porque en ellos se creen obligaciones a cargo o a favor del particular, y con su ejecución se agotan en sí mismos, esto es no producen nuevos efectos frente al afectado ni respecto de personas diferentes.

​(…) la ley define los efectos del acto individual como particulares y concretos, es decir que se aplican a determinada persona y dentro del preciso objeto del acto; al paso que en los actos generales sus efectos se repiten tantas veces como el reglamento sea aplicable."

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2. ​Notificación personal

El Artículo 67​ contiene las reglas principales de la notificación de los actos administrativos de contenido particular. Ante todo y como se desprende del texto del primer inciso del artículo, la notificación es un diligencia que cosiste en entregar una copia de decisión a las personas que tengan un interés directo en ella, para que empiece a producir efectos jurídicos. La finalidad, como se dijo, es la de poner en conocimiento de los directamente afectos la existencia del acto jurídico, y tiene las siguientes características:

Formal: Es necesario redactar un escrito, o su equivalente electrónico, en el que se deje constancia por el funcionario notificador de los elementos que lo componen, definidos en el segundo inciso del artículo, salvo cuando las decisiones se adopten en una audiencia, caso en el cual se deja constancia en el acta.

Personal: Es necesaria la presencia del interesado o su representante ante el funcionario notificador, presencia que puede ser sustituida en la notificación por medios electrónicos y que la ley exceptúa cuando la notificación se realiza por aviso ante la imposibilidad de hacerla personalmente, y

Debe culminar con la entrega de la decisión.

Las notificaciones personales escritas podrán sustituirse por las que se realicen por medios electrónicos, o cuando las decisiones se tomen en audiencias, se podrán hacer en estrados en forma verbal, como lo ordenan los numerales 1 y 2 del artículo 67, siempre que contengan los elementos establecidos en el inciso 2 del citado artículo.

​Por notificaciones en estrado se entiende la que se realizar en una audiencia, de manera que será verbal pero habrá una constancia escrita de las decisiones verbales que se adoptan en la diligencia y se están notificando, y de la voluntad administrativa de hacerla conocer por el interesado.​

3. Citaciones para notificación personal.

El primer paso del trámite establecido en el artículo 68[4] para notificar personalmente una decisión particular a los interesados consiste en llamarlo para que comparezca personalmente o a través de apoderados para que se notifiquen de la misma. La manera como ha de hacerse esta citación depende de si la Administración posee alguna información sobre la ubicación o la forma de contactar a la persona por notificar, o si carece de tal información.

Cuando la administración conoce la dirección postal o electrónica, redes sociales, un número telefónico, de fax, móvil celular u otra seña, procederá a citar al interesado para que comparezca a las oficinas de la entidad a notificarse del acto administrativo correspondientes; si el particular lo hiciere, se adelantará la diligencia descrita en el artículo anterior. Esta citación se debe remitir por el medio más eficaz de que disponga la entidad según el caso, el cual puede ser cualquiera de los anteriormente citados u otra diferente, lo importante es la eficacia de la citación, es decir, que efectivamente llegue a su destinatario. De esta comunicación escrita (citación) se dejará copia con las correspondientes constancias o certificados de correo, y en los demás se hará constar el medio utilizado y el resultado de la acción. La dirección electrónica permite enviar la comunicación para la notificación en los casos en que la persona no haya aceptado ser notificada de esta manera, pero no podrá alegar que la Administración no podía utilizar este medio para enviar la citación para notificarse personalmente, pues la norma expresamente obliga a utilizar el medio más eficaz, y dentro de ellos cita la existencia de una dirección electrónica. Si el interesado comparece, la Administración procederá a realizar la diligencia en los términos del artículo 68, y si no lo hace, se procederá como ordena el artículo 69.

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Cuando la entidad carezca de toda señal sobre el interesado, el último inciso de la norma ordena publicar la citación en la página electrónica de la entidad o en un ligar de acceso al público de la respectiva sede, de manera que el interes​ado pueda tener conocimiento de la misma, publicación que se hará por el termino de cinco días, los cuales deben entenderse como hábiles.

4. Notificación por Aviso

La notificación regulada en el artículo 68 se realiza en una de dos situaciones: cuando el interesado no compareciera a notificarse personalmente a pesar de haber sido citado, y cuando se desconociere toda información sobre quien deba ser notificado.

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El trámite que debe recorrer la administración para realizar la notificación por aviso a quien no compareciere es el siguiente:

Se entiende que el interesado no comparece si pasados cinco días desde el envío de la citación no se ha hecho presente p​ersonalmente o por medio de un representante o apoderado en las oficinas de la entidad para la realización de la diligencia de notificación.

Respecto a este requisito es necesario aclarar que el término de cinco (5) días se debe contabilizar hábiles se conformidad con lo señalado en los artículos 59 y 62 Código de Régimen Político y Municipal y la Sentencia Consejo de Estado del 30 de agosto de 2007 expediente 15517, M.P. Dra Ligia López Díaz.

De igual forma atendiendo a la finalidad del procedimiento establecido en el capítulo V del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo que nos ocupa y se reitera es "el entendimiento de las decisiones que adopten las autoridades.", y para el caso de la citación que el destinatario se entere del llamado para comparecencia personal la citación no surtirá los efectos jurídicos para la cual fue remitida si el termino se contabiliza a partir de la fecha de envío dado que por la logística empleada para el envío de estas comunicaciones se requiere contar con un tercero (Operador Postal Oficial) quien finalmente es el encargado de entregar la citada comunicación, razón por la cual acudiendo a la costumbre secundum legem los cinco (5) días empiezan a correr desde el día siguiente al recibo de la citación por parte del interesado.

Se procederá a redactar y enviar un aviso, que no es otra cosa que una comunicación que deberá contener: la fecha del aviso y la del acto que se notifica, la autoridad que lo expidió, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse, los plazos respectivos y la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino, al cual se le anexará la copia del acto administrativo que se va a notificar.

Este aviso con sus anexos se enviará a la persona que debe ser notificada a la dirección postal, a la dirección electrónica o al fax que obre en el expediente administrativo o que se encuentre en el registro mercantil. Cabe anotar que según el numeral 2° del artículo 291 del Código General del Proceso, la obligación de registrar una dirección para notificaciones no solo es para los comerciantes o personas jurídicas inscritas en las cámaras de comercio, sino para toda persona que deba estar inscrita en un registro público obligatorio de su actividad, por lo que se les puede notificar aviso a la dirección postal o electrónica que aparezca en cualquiera de estos registros.

Se entiende realizada la notificación al día siguiente al de la entrega del aviso, fecha que deberá constar en l acuse de recibo postal, en la constancia de envío y remisión del fax, o en la certificación de recibo del mensaje de datos, según el caso.

La segunda situación que regula el artículo 69 consiste en la notificación por aviso de la persona de quien se desconozca toda dirección o número de fax, para lo cual se procederá de esta forma:

Se redactará el aviso con el contenido anteriormente descrito. Además, el aviso deberá advertir que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro de la publicación del aviso.

Se publicará tanto en la página electrónica de la entidad como en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad.

El lapso de esta publicación será de cinco días.

La notificación se entiende hecha al día siguiente al de terminación de la publicación, momento en el cual empezara a contarse el termino para interponer los recursos, si los hubiere y para los demás efectos propios de la notificación.

Los documentos anteriores o sus copias deberán ser archivados, para su conservación y para la prueba de la publicación, en la página o sede electrónica de la entidad, además de las constancias que sea necesario dejar en el expediente, bien sea que se lleve en papel o en forma digital.​

5.​ Publicidad o notificación a terceros de quienes se desconozca su domicilio

El código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo establece en su artículo 73 lo siguiente:

“Cuando, a juicio de las autoridades, los actos administrativos de carácter particular afecten en forma directa e inmediata a terceros que no intervinieron en la actuación y de quienes se desconozca su domicilio, ordenarán publicar la parte resolutiva en la página electrónica de la entidad y en un medio masivo de comunicación en el territorio donde sea competente quien expidió las decisiones. En caso de ser conocido su domicilio se procederá a la notificación personal”.

Esta norma es concordante con lo establecido en el artículo 37 de la misma normativa, la cual ordena citar, para que intervenga dentro de la actuación administrativa, a todos las personas que tengan interés en la decisión que vaya a adoptar la Administración, siendo la oportunidad procesal indicada para hacer valer sus derechos.

Cuando se desconoce el domicilio de los terceros esta comunicación se hace a través de la publicación de la parte resolutiva de la resolución en la página electrónica de la entidad y en un medio masivo de comunicación, el cual no tiene que ser escrito pues la ley no lo ordena así.

Notificación Electrónica

​​El artículo ​56​ del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo regula la realiza​ción de las notificaciones de los actos administrativo a través de los medios electrónicos, agregando, a las actualmente existentes, algunas reglas especiales. En virtud de la llamada equivalencia funcional, las notificaciones por esta vía tienen los mismos efectos de las que se realizan en forma escrita por los funcionarios competentes. ​

Reglas especiales

Aceptación de esta forma de notificación por parte del vigilado.

Acceso al acto administrativo enviado. En este punto es necesario anotar que la Ley 527 de 1999 en sus artículos 23 y 24 regula lo referente al momento de envío y recepción de un mensaje de datos, más no utiliza la locución acceso, por lo tanto, se debe entender que una vez se reciba el mensaje de datos se tiene acceso a su contenido.

Certificación de la Administración o la entidad certificadora que contratada donde se registre la fecha y hora en la cual el documento fue creado, enviado y recibido en un sistema de información.

Teniendo en cuenta las anteriores reglas, el acto administrativo se entenderá notificado cuando el mensaje de datos que contiene el acto administrativo que se pretende notificar ha sido recibido por el destinatario, dado que a partir de ese momento tiene acceso al mismo. ​​

Formatos para aceptación de​ notificación electrónica​

Artículo 56. Notificación electrónica. Las autoridades podrán notificar sus actos a través de medios electrónicos, siempre que el administrado haya aceptado este medio de notificación.

Sin embargo, durante el desarrollo de la actuación el interesado podrá solicitar a la autoridad que las notificaciones sucesivas no se realicen por medios electrónicos, sino de conformidad con los otros medios previstos en el Capítulo Quinto del presente Título.

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La notificación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo, fecha y hora que deberá certificar la administración.